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Sharepoint optimal nutzen Email abstellen

Erstellt von Robert Fink | |   Sharepoint | SharepointBenutzer Profil DienstPowershell

Um was gehts?

Mit der Server Variante von Sharepoint gibt es die Möglichkeit ein den Benutzer Profil Dienst zu nutzen. Dieser kann mit allen möglich Daten zu den Benutzern befüllt werden und bietet im Sharepoint die Möglichkeit ein Verzeichnis der Benutzer aufzubauen in dem dann alle Sharepoint Benutzer aufgeführt sind. Analog zu einem Globalen Adressbuch wie zum Beispiel in Outlook. Jeder auf dem Sharepoint angelegte Benutzer wird dann in den Benutzer Profil Dienst synchronisiert. Man kann dann auch den Benutzerprofil Dienst mit dem Active Directory verbinden und konfigurieren welche AD Daten hierin übernommen werden. Bei FBA Benutzern muss man die Daten dann händisch nachpflegen oder es eben den Benutzern überlassen hier Ihre Daten zu ergänzen.

Mit aktivierten Benutzer Profil Dienst gibt es für die Benutzer dann auch die Mögichkeit sich eine My Site zu erstellen. Diese fungiert als privater Arbeitsbereich in dem persönliche Daten abgelegt werden können und sich seinen perönlichen Bereich zu erstellen in dem Informationen von allen möglichen Seiten auf dem Sharepoint konsolidiert werden.

Klickt ein Benutzer zum ersten mal auf den Link in der Kopfleiste zur My Site wird im Hintergrund automatisch eine Websitesammlung erstellt. Dies dauert ein paar Minuten. Um dem Benutzer mitzuteilen, dass die Erstellung seiner My Site abgeschlossen ist verschickt der Sharepoint eine Email mit dem Titel „Sharepoint optimal nutzen“. Diese Email ist für Viele Benutzer verwirrend bzw. nichts sagend. Manche wittern sogar einen Spam oder Phishing Versuch.

Bei der Recherche zu dem Thema habe ich viele Artikel dazu gefunden die genau dieses Verhalten der Benutzer beschreiben und viele Versuche diese Emails zu unterbinden. Teilweise wird sogar vorgeschlagen solche Emails direkt im Mailserver zu blocken. Bei diesem Ansatz kann es aber leicht zu einem Overblocking kommen so dass dann auch erwünschte Emails blockiert werden.

Es geht aber auch einfacher

Irgendwann bin ich dann bei der Recherche auf einen unscheinbaren Blog Artikel gestoßen wie man diese Emails einfach abstellen kann. Hier der Link zum originalen Blog https://blogs.msdn.microsoft.com/suresh/2016/04/21/how-to-disable-the-email-getting-the-most-out-of-sharepoint/ 

Der Benutzer Profil Dienst hat eine Property mit der man das Versenden der Email abschalten kann.

Als erstes benötigt man den Namen des Benutzer Profil Dienst. Diesen kann man in der Zentraladministration ermitteln. Mit dem Namen kann man dann in der Sharepoint Verwaltungs Powershell  ein Objekt erzeugen, dass den Benutzer Profil Dienst representiert. Dies geht mit dem cmdlet Get-SPServiceApplication. Dann setzt man die Property SendWelcomeEmail auf False und aktualisiert die Konfiguration. Danach werden kaine Emails bei der Erstellung einer My Site mehr erstellt.

Hier noch das Script

UPA ist hier der Name des Benutzer Profil Dienst, den wir vorher in der ZA ermittelt haben

Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell -ErrorAction SilentlyContinue
$upaApp = Get-SPServiceApplication | Where {$_.DisplayName -eq ‘UPA’}
$upaApp.SendWelcomeEmail = $false
$upaApp.Update()

Das Ganze natürlich direkt auf dem Server.

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