Mit aktivierten Benutzer Profil Dienst gibt es für die Benutzer dann auch die Mögichkeit sich eine My Site zu erstellen. Diese fungiert als privater Arbeitsbereich in dem persönliche Daten abgelegt werden können und sich seinen perönlichen Bereich zu erstellen in dem Informationen von allen möglichen Seiten auf dem Sharepoint konsolidiert werden.
Klickt ein Benutzer zum ersten mal auf den Link in der Kopfleiste zur My Site wird im Hintergrund automatisch eine Websitesammlung erstellt. Dies dauert ein paar Minuten. Um dem Benutzer mitzuteilen, dass die Erstellung seiner My Site abgeschlossen ist verschickt der Sharepoint eine Email mit dem Titel „Sharepoint optimal nutzen“. Diese Email ist für Viele Benutzer verwirrend bzw. nichts sagend. Manche wittern sogar einen Spam oder Phishing Versuch.
Bei der Recherche zu dem Thema habe ich viele Artikel dazu gefunden die genau dieses Verhalten der Benutzer beschreiben und viele Versuche diese Emails zu unterbinden. Teilweise wird sogar vorgeschlagen solche Emails direkt im Mailserver zu blocken. Bei diesem Ansatz kann es aber leicht zu einem Overblocking kommen so dass dann auch erwünschte Emails blockiert werden.
Es geht aber auch einfacher
Irgendwann bin ich dann bei der Recherche auf einen unscheinbaren Blog Artikel gestoßen wie man diese Emails einfach abstellen kann. Hier der Link zum originalen Blog https://blogs.msdn.microsoft.com/suresh/2016/04/21/how-to-disable-the-email-getting-the-most-out-of-sharepoint/
Der Benutzer Profil Dienst hat eine Property mit der man das Versenden der Email abschalten kann.
Als erstes benötigt man den Namen des Benutzer Profil Dienst. Diesen kann man in der Zentraladministration ermitteln. Mit dem Namen kann man dann in der Sharepoint Verwaltungs Powershell ein Objekt erzeugen, dass den Benutzer Profil Dienst representiert. Dies geht mit dem cmdlet Get-SPServiceApplication. Dann setzt man die Property SendWelcomeEmail auf False und aktualisiert die Konfiguration. Danach werden kaine Emails bei der Erstellung einer My Site mehr erstellt.
Hier noch das Script
UPA ist hier der Name des Benutzer Profil Dienst, den wir vorher in der ZA ermittelt haben
Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell -ErrorAction SilentlyContinue
$upaApp = Get-SPServiceApplication | Where {$_.DisplayName -eq ‘UPA’}
$upaApp.SendWelcomeEmail = $false
$upaApp.Update()Das Ganze natürlich direkt auf dem Server.
